il ruolo dell’integrazione e del cloud

Se la digitalizzazione delle PMI è un obiettivo primario per il sistema Paese, utilizzare un software di fatturazione e gestione aziendale completo e che si integra con altri strumenti di lavoro fornisce una spinta in più alla crescita del business, riducendo i costi e migliorando l’efficienza delle piccole aziende.

La digitalizzazione delle PMI italiane è un processo ancora in corso, ma ogni giorno che passa diventa più urgente.

Nonostante la spinta normativa degli anni scorsi – su tutti, l’obbligo di fatturazione elettronica – e di alterni incentivi economici, molte micro e piccole imprese ancora faticano ad adottare soluzioni di digitalizzazione davvero efficaci.

Ci siamo chiesti il perché. La risposta l’abbiamo trovata nella constatazione che una micro e piccola impresa compie il vero salto di qualità quando passa da una digitalizzazione occasionale, discontinua, frammentaria, a un approccio integrato.

Questo è possibile se si basa su strumenti semplici da usare, completi, integrati e accessibili ovunque, come Fatture in Cloud, il software di fatturazione elettronica e gestione aziendale utilizzato da oltre 580.000 aziende italiane.

Digitalizzazione delle PMI: una continua rincorsa

Secondo l’Istat, l’anno scorso oltre il 60% delle PMI italiane ha raggiunto un livello base di digitalizzazione, adottando almeno quattro delle dodici attività digitali previste dall’indice DII (Digital Intensity Index), l’indicatore europeo che misura il grado di digitalizzazione delle imprese.

Tuttavia, solamente il 13,6% condivide dati elettronicamente con fornitori e clienti, a fronte di una media UE del 23,5%​. Il gap, quindi, è ancora notevole.

Quello che è importante notare è che la digitalizzazione delle PMI non deve riguardare solamente la semplice adozione di strumenti software, ma anche e soprattutto il modo in cui questi strumenti dialogano tra loro e supportano veramente l’azienda nelle attività quotidiane: dalla fatturazione alla gestione clienti, fino al controllo dei pagamenti. Quindi è il modo in cui si utilizza il digitale che fa la differenza e crea valore per l’azienda.

Uso di strumenti integrati: meno complessità, più efficienza

Una delle principali barriere che impediscono alle PMI italiane di completare con successo il proprio percorso di digitalizzazione è proprio l’utilizzo disorganico di strumenti eterogenei.

Un esempio concreto riguarda la riconciliazione bancaria, un’attività che molte micro e piccole imprese ancora oggi svolgono esportando gli estratti conto su fogli Excel e confrontando manualmente i movimenti bancari con le registrazioni contabili interne.
Questo processo non solo è estremamente oneroso in termini di tempo, ma espone a un alto rischio di errori che possono generare disallineamenti, ritardi nei pagamenti e problemi di liquidità (mentre l’automazione e l’integrazione delle informazioni bancarie in un sistema gestionale azzererebbero queste criticità e migliorerebbero il controllo finanziario).

Questa logica “a silos” crea numerosi svantaggi: disallineamento dei dati, duplicazione degli input, maggiore rischio di errore umano e, soprattutto, un enorme dispendio di tempo nella gestione quotidiana.

La frammentazione degli strumenti digitali porta anche a un altro rischio, meno visibile ma altrettanto dannoso: la perdita della visione d’insieme. Senza un’infrastruttura coerente, infatti, è difficile monitorare in modo efficace l’andamento dell’azienda, individuare criticità o opportunità e, in generale, prendere decisioni basate su dati aggiornati e attendibili.

In questo contesto, l’utilizzo di strumenti digitali integrati diventa un elemento chiave per la competitività. Non si tratta, insomma, di “mettere ordine”, ma di costruire un sistema capace di semplificare i flussi operativi e favorire la collaborazione tra diverse aree aziendali. La digitalizzazione efficace non avviene per somma di funzionalità, ma per sinergia tra funzioni.

Tutti i vantaggi degli strumenti integrati

Ecco perché adottare software di fatturazione – come Fatture in Cloud – che integra nativamente più funzioni e si collega ad altri software e servizi consente alle PMI di ottenere benefici tangibili:

• Centralizzazione delle attività: tutte le operazioni amministrative e contabili vengono gestite da un unico ambiente, riducendo al minimo i passaggi tra strumenti diversi e rendendo più fluido il lavoro quotidiano.
• Allineamento e coerenza dei dati: i dati non devono essere inseriti più volte all’interno di piattaforme diverse, ma si sincronizzano in automatico, abbattendo il lavoro manuale e il rischio di errori.
• Efficienza operativa: il personale può concentrarsi su attività a valore aggiunto invece che perdere tempo in operazioni ripetitive o riconciliazioni manuali. Le funzioni automatiche (come i solleciti di pagamento o la registrazione degli incassi) alleggeriscono il carico amministrativo.
• Controllo e visibilità in tempo reale: grazie a dashboard, report e funzioni di analisi integrate, anche il piccolo imprenditore può accedere a indicatori chiave sull’andamento del business, prendendo decisioni più rapide e informate.
• Maggiore collaborazione: la possibilità di condividere dati e documenti con il commercialista o con collaboratori esterni, in modo sicuro e tracciato, favorisce una gestione trasparente e partecipata.

Non ultimo, un sistema integrato è più facile da mantenere nel tempo: gli aggiornamenti sono centralizzati, l’interfaccia è unificata, il supporto tecnico è semplificato. Tutto questo per l’azienda si traduce in un notevole risparmio in termini di formazione, costi operativi e tempi di adozione.

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Il valore del cloud: accessibilità, sicurezza e continuità

Oggi il cloud computing è il fondamento tecnologico della digitalizzazione, soprattutto per le micro e piccole imprese. L’abbandono dei software installati localmente e dei dati custoditi su singole macchine per passare a soluzioni cloud-native non è solamente una questione tecnica, ma una scelta strategica che impatta su produttività, sicurezza e capacità di crescita dell’impresa.

In un contesto in cui il lavoro da remoto, la mobilità e la condivisione dei dati in tempo reale sono diventati elementi strutturali del business, avere accesso ai propri strumenti di lavoro da qualsiasi dispositivo connesso a internet è un elemento centrale, ineludibile.

Si badi bene: il punto non è solamente “poter lavorare ovunque”. Ciò che il cloud rende possibile è la continuità operativa anche in caso di imprevisti, come malfunzionamenti hardware, o emergenze che sempre più spesso la minano, come blackout locali ed eventi climatici estremi, con i quali abbiamo purtroppo iniziato a familiarizzare.

E forse questo aspetto sembra aver convinto le Pmi. Sempre secondo gli ultimi dati Istat, a fine 2023 il 61,4% delle imprese italiane con almeno 10 addetti aveva utilizzato servizi cloud, un dato che testimonia la fiducia crescente nel modello SaaS anche tra realtà di piccole dimensioni​.

Ma i benefici non si limitano all’accessibilità. Il cloud assicura anche:

• Sicurezza dei dati: le piattaforme offrono backup automatici, crittografia, controllo degli accessi e compliance con i principali standard (GDPR).
• Aggiornamenti continui e senza interruzioni: ogni nuova funzionalità o patch di sicurezza viene rilasciata in tempo reale, senza bisogno di interventi manuali da parte dell’utente.
• Scalabilità e flessibilità: le soluzioni cloud crescono con l’azienda, permettendo di aggiungere utenti, funzioni o servizi in base alle esigenze, senza costosi investimenti in infrastrutture.
• Riduzione dei costi IT: nessun bisogno di server interni, licenze locali, interventi di manutenzione o personale dedicato alla gestione tecnica.

Come per le grandi aziende, da cui le loro esigenze non si discostano, per le PMI, questo significa poter concentrare le risorse dove sta il loro business, ossia il valore differenziante che esprimono, delegando la complessità tecnologica a un’infrastruttura affidabile, stabile e pronta a supportare il cambiamento.

Fatture in Cloud: un software completo, integrato e cloud-native

In questo scenario, Fatture in Cloud di TeamSystem è un esempio concreto di come un software completo e che si integra ad altri strumenti di lavoro possa semplificare radicalmente la gestione aziendale anche nelle realtà più piccole, senza rinunciare alla semplicità, e realizzare concretamente la loro digitalizzazione.

Una gestione aziendale completa, in un unico ambiente

Fatture in Cloud offre funzionalità che coprono le esigenze chiave di un’impresa:

• fatturazione elettronica attiva e passiva,
• gestione acquisti,
• creazione di preventivi, ordini e documenti di trasporto,
• gestione dell’anagrafica di clienti e fornitori,
• analisi dell’andamento economico,
• collegamento diretto con il commercialista.

Tutto questo è accessibile via browser o app mobile, senza dover installare nulla e con la possibilità di lavorare anche in mobilità. Il vantaggio? Centralizzare molte attività di gestione aziendale in un’unica piattaforma.

Pagamenti digitali evoluti, controllo totale della liquidità

Una delle funzioni che distingue Fatture in Cloud è la gestione dei pagamenti, pensata per rispondere alle esigenze di imprese che devono muoversi con rapidità ma anche con precisione nei flussi di cassa.

Accanto alle classiche funzioni come lo scadenzario, la prima nota o i solleciti automatici, Fatture in Cloud offre funzionalità innovative, quali:

• Effettuazione della riconciliazione bancaria, importando in automatico i movimenti da uno o più conti correnti bancari e concludendo l’operazione in pochi clic, allineamento le registrazioni contabili e quelle bancarie in modo trasparente e preciso.
• Ricezione dei pagamenti digitali in modo sicuro e tracciato, con carta di credito, addebito diretto o PayPal, direttamente da un bottone in fattura o dalla scansione di un QR code o di un link. L’incasso viene poi registrato in automatico all’interno del sistema.
• Emissione di ordini di bonifico direttamente dal software, eliminando la necessità di accedere all’home banking.

Queste funzionalità sono rese disponibili dall’integrazione di Fatture in Cloud con TS Pay, la piattaforma dei servizi di incasso e pagamento digitali erogati da TeamSystem Payments.

Il risultato è una gestione dei pagamenti semplice, ordinata e più rapida, ideale per tutte le aziende con risorse amministrative limitate.

Fatture in Cloud, ecosistema aperto, integrabile con oltre 50 software

Un ulteriore punto di forza della piattaforma Fatture in Cloud è l’ampia possibilità di integrazione con oltre 50 software e servizi di utilizzo aziendale:

• CRM
• piattaforme e-commerce
• altri software contabili
• tool di marketing
• app per la produttività.

L’integrazione permette di sincronizzare in automatico i dati, senza necessità di esportazioni o importazioni manuali e mantenendo la situazione sempre aggiornata all’interno delle varie piattaforme.

In pratica, con Fatture in Cloud l’azienda costruisce un ambiente digitale evoluto e integrato. Un vero e proprio salto di qualità rispetto alla gestione frammentata diffusa in molte PMI italiane.

Fatture in Cloud: una scelta strategica, non solo tecnologica

Per le PMI Investire nella digitalizzazione oggi non significa solamente adottare nuove tecnologie, ma ripensare l’organizzazione aziendale in un’ottica più snella, reattiva e interconnessa.

Soprattutto per le micro e piccole imprese, la scelta di strumenti integrati è un’opportunità concreta per migliorare la produttività, aumentare il controllo e prepararsi a crescere in modo sostenibile.

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